Закрывающие документы для API: счёт, акт, УПД

Пакет документов за API состоит из счёта на оплату, акта и исторических УПД. Счёт формируется в кабинете и доступен в PDF, акт отправляется через ЭДО, УПД за прошлые периоды хранятся в архиве. Отдельно на сайте опубликованы оферта и реквизиты: они не закрывающие, но нужны закупке и бухгалтерии для проверки контрагента и договорной рамки.

Состав пакета зависит от сценария: для разового пополнения и для регулярных платежей набор может отличаться, а налогообложение определяется договором и условиями выставления счёта. Поэтому универсальный список «для всех» был бы неверным: состав документов и их налогообложение уточняются при оформлении, а не задаются одной формулировкой на сайте.

• Счёт на оплату — PDF на вкладке «Счета на оплату».
• Акт — через ЭДО.
• Исторический архив УПД — отдельная вкладка в разделе «Документы».
• Оферта и реквизиты — на сайте, для проверки контрагента.

Счёт доступен в корпоративном кабинете: откройте раздел «Документы» и вкладку «Счета на оплату», выберите нужный счёт и скачайте PDF. История платежей и документов сохраняется в кабинете, поэтому искать бумагу в переписке с менеджером не нужно. Если счёт создавался давно, проверьте архив за прошлые периоды.

Доступ к документам зависит от роли. Роли owner, admin, billing и viewer видят счета и историю платежей; при этом создавать платёж могут owner, admin и billing, а viewer работает в режиме чтения. Технические роли не получают финансовые поверхности, поэтому в компании стоит заранее решить, кто отвечает за документы.

• Раздел «Документы» в корпоративном кабинете.
• Счёт — PDF на вкладке «Счета на оплату».
• owner, admin, billing и viewer видят документы.
• Создание платежа — только owner, admin, billing.

Акт по оплате отправляется через ЭДО — ЭДО. Это значит, что документ приходит не на email, а в ваш ящик электронного документооборота, где его нужно принять и подписать. Если компания не подключена к ЭДО или поменяла оператора, акт может не дойти, поэтому об этом стоит сообщить заранее.

Перед первым платежом уточните, на какой ящик ЭДО и на какое юрлицо должны приходить документы. После смены реквизитов, наименования или оператора ЭДО данные в кабинете нужно обновить, иначе документы уйдут по старым реквизитам. Это проще сделать до оплаты, чем исправлять пакет задним числом.

• Акт приходит через ЭДО, а не на email.
• Проверьте, что ящик ЭДО активен и доступен бухгалтерии.
• Смена реквизитов или оператора ЭДО — повод обновить данные в кабинете.

Сроки зависят от периода оплаты, графика бухгалтерии и канала ЭДО, поэтому фиксированного обещания «документ за N дней» здесь нет. Практический ориентир — сверять документы и историю платежей в кабинете: если платёж прошёл, а акт не появился, это повод разобраться до закрытия периода, а не после.

Типичные расхождения — платёж с другого юрлица, изменившиеся реквизиты, неверный ящик ЭДО или оплата, проведённая без счёта. В таких случаях помогает последовательность: проверить кабинет, историю платежей и архив, затем написать в поддержку с номером счёта, датой и суммой. Так вопрос решается быстрее, чем пересылка скриншотов.

• Сверяйте историю платежей и документы в кабинете.
• Проверяйте реквизиты и ящик ЭДО после изменений.
• Для разбора приложите номер счёта, дату и сумму.

Сначала исключите обычные причины: откройте раздел «Документы» под ролью, у которой есть доступ к финансам, проверьте архив за нужный период и ящик ЭДО. Если документ создавался другим сотрудником, возможно, он лежит в истории платежей компании — доступ к ней есть у owner, admin, billing и viewer.

Если после проверки документа действительно нет, напишите в поддержку: work@empatra.ai или в Telegram-бот поддержки. В обращении укажите ИНН компании, номер счёта или дату платежа, сумму и период, за который нужен документ. Не создавайте повторный платёж, чтобы «получить бумагу»: это не ускорит выдачу и усложнит сверку.

• Проверьте раздел «Документы» и историю платежей.
• Проверьте архив и ящик ЭДО.
• Напишите в поддержку с ИНН, номером счёта и периодом.
• Не дублируйте платёж ради документа.

Состав и налогообложение документов зависят от договора и условий выставления счёта и уточняются при оформлении. Поэтому страница не утверждает ни наличие, ни отсутствие НДС в конкретном счёте: это вопрос договора и фактического пакета документов, а не общей формулировки на сайте.

Эта статья описывает, какие документы и где доступны в продукте, и не заменяет консультацию бухгалтера. Если для учёта нужен конкретный тип документа или особая формулировка, согласуйте это до первого платежа: так пакет документов сойдётся с учётной политикой без переоформления.

• Налогообложение не утверждается на странице.
• Фактический состав — из договора и счёта.
• Особые требования бухгалтерии — до первого платежа.